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La dématérialisation des process ne manque pas d’avantages ! Il est cependant nécessaire d’intégrer cet outil dans une réflexion globale stratégique pour votre organisation. Quels sont les éléments à prendre en compte ?
La solution workflow est en effet un outil qui, à lui seul, n’améliorera pas l’efficacité de vos équipes. Une réflexion doit être effectivement menée concernant :
Votre organisation : quelle structure hiérarchique devons-vous adopter relativement à notre recherche de productivité, respect de l’environnement, sûreté… ?
Définition (CNRTL) : « Ensemble structuré (de services, de personnes) formant une association ou une institution ayant des buts déterminé »
Exemple : la structure fonctionnelle, la structure matricielle, la structure divisionnelle, la structure par projets…
Les humains : comment sensibiliser, convaincre et former vos collaborateurs pour favoriser leur bien-être et faire d’eux des supporters de votre projet ?
Exemple : bien former ses équipes à l’utilisation des outils est essentiel pour assurer la bonne réalisation des projets. Il est aussi nécessaire d’établir une bonne communication afin de favoriser le partage d’information en interne : bonnes pratiques, retour d’expérience…
Vos processus : quelles sont les tâches et les flux d’actions qui composent aujourd’hui la proposition de service/produit de votre organisation ?
Définition : « Suite d’actions élémentaires dont le résultat est équivalent à l’action principale dont elles sont la décomposition. »
Exemple : faites en co-construction avec vos équipes la liste (étape par étape) des processus de votre organisation. Quel est le processus de demande de matériel interne ? Que se passe-t-il lors d’une intervention de votre équipe sur le terrain ? Comment accueillez-vous un nouvel arrivant ?
Vos outils : quels sont les outils à disposition pour arriver à vos fins ?
Définition (CNRTL) : « Objet fabriqué, utilisé manuellement, doté d’une forme et de propriétés physiques adaptées à un procès de production déterminé et permettant de transformer l’objet de travail selon un but fixé. »
Exemple : utilisez-vous un ERP ? Un CRM ? Des imprimantes ? A quoi ces outils vous servent-t-ils ? Quelles sont les bonnes pratiques relatives à ces outils ?
Pensez ainsi au global dans votre recherche d’évolution ! Vous serez d’autant plus récompensé que vous aurez engagé vos collaborateurs dans le projet. Mëlotek vous propose un onboarding spécialisé afin de sensibiliser vos collaborateurs aux outils de notre plateforme.
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